Mejora tu Productividad

Hoy en día estamos rodeados de personas, sistemas, metodologías, técnicas y herramientas que nos llevan a creer que podremos mejorar mágicamente -de la noche a la mañana- en prácticamente cualquier cosa. Orientados tanto a personas como a empresas.

Y es verdad, tienen un valor y no hay que menospreciarlo. La falacia es que de la noche a la mañana sólo se puede reflexionar en lo que -antes no sabíamos o no nos parábamos a pensar que- podremos mejorar. Y lo que ocurrirá es que realmente mejorará, poco a poco, con esfuerzo, constancia, propósito y tiempo.

Asesores, Consultores, Coaches, Mentores, Formadores, Entrenadores Personales, Líderes, Gurús, Evangelizadores, Visionarios, Susurradores… Todos ellos y muchos más nos van a permitir mejorar o nos van a abrir el camino para ensalzar nuestras virtudes -en muchos casos infrautilizadas- y focalizar nuestro potencial en tiempo y forma adecuados para obtener aquello que nos hayamos propuesto.

A cambio, claro está, tendremos que invertir un considerable esfuerzo personal. Idealmente, todos querríamos tener un experto a nuestro lado para cualquier área o faceta de la vida, de modo que pudiésemos aprovechar sus conocimientos, experiencia, habilidades y herramientas para maximizar nuestro potencial en un tiempo récord y obtener unos resultados sobresalientes con la menor inversión de recursos posible.

Queremos aprovechar al máximo nuestros recursos para maximizar nuestra productividad. La cuestión es… ¿Sabremos cuándo parar? Todo siempre se puede mejorar, nunca podremos abarcar todo el conocimiento -por más que nos apoyemos en unos y en otros- para alcanzar siempre el óptimo en nuestros propósitos. Y cuando alguien ya nos ha aportado todo el conocimiento y experiencia condensados, pasaremos a otro en una ávida necesidad por conocer cuanta más información mejor para tomar la mejor decisión y orientar nuestras acciones de forma informada y maximizando nuestras probabilidades de éxito y recompensa. Lo que debemos evitar es llegar a un punto de parálisis por análisis, en el que procrastinaremos o diferiremos nuestras acciones o decisiones hasta un momento indefinido.

Si queremos mejorar nuestra productividad, se requerirá una inversión por nuestra parte de recursos -casi siempre en tiempo y esfuerzo-. Será adecuado hacernos inicialmente los siguientes planteamientos:

  1. ¿Para qué queremos mejorar nuestra productividad? Es decir, cuál es el objetivo que buscaremos con ello.
  2. ¿De qué manera podremos hacerlo y qué inversión requerirá? Aquí entrará el análisis de qué recursos y ayuda necesitaremos. Importante tomar en cuenta el tiempo que nos llevará alcanzar los resultados que buscamos.
  3. Analizar si será mejor aumentar nuestra productividad por cuenta propia en dicho área o si será más fácil contratar externamente a una figura con los recursos necesarios para conseguir el propósito buscado -sin necesidad de mejorar necesariamente nuestros efectivos para ello-. Se pueden usar de apoyo diferentes indicadores y métricas como los ratios de rentabilidad, de uso extendido son: ROI (Retorno de la Inversión), VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de la Inversión), etc. Recordemos tomar en cuenta no sólo el beneficio directo, sino también los beneficios indirectos -en términos de correlación, ahorro o prevención de situaciones con riesgo de cara al futuro-.

Un indicador que no se suele tomar en cuenta es el coste de oportunidad. Es decir, qué oportunidades dejamos pasar y qué dejamos de hacer por dedicarnos a este particular en concreto -y si lo contemplamos desde distintos ángulos puede que no estemos haciéndonos un favor al fin y al cabo-. En ocasiones sí se toma muy en cuenta, pero con una visión cortoplacista, lo cual puede ser igualmente contraproducente.

 Analizar el coste de oportunidad en cada ocasión conlleva en sí mismo una mejora de la productividad, sea cual sea el propósito de mejora.

Si alguna decisión o acción que hemos tomado previamente nos está llevando más tiempo y recursos de los deseables o el resultado no está siendo satisfactorio, no caigamos en el error de ver los costes hundidos como una inversión que justifique seguir adelante con ello, sino que será mejor analizar de nuevo el coste de oportunidad y plantearse posibles cambios de rumbo, drásticos incluso, si es necesario.

No habrá una única manera de mejorar la productividad. Incluso para una misma persona existirán múltiples alternativas diferentes. ¿Cómo evaluar entonces cuál es la mejor alternativa para uno mismo?

Si el punto de vista es subjetivo una opción es basarse en análisis SWOT o DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades), aunque hay muchas otras metodologías y técnicas en base a cada caso en concreto que pueden encajar mejor.

Si el punto de vista es objetivo sugiero inspirarse en las metodologías que se siguen para elaborar y evaluar RFIs, RFPs y RFQs. Es decir, se trata de solicitar información y propuestas de distinto tipo a distintas personas y entidades, con criterios claros de evaluación de las mismas -ya definidos de antemano o elaborados en función de la información obtenida-.

Y también están las más conocidas técnicas de optimización y mejora continua, como Six Sigma y Lean, que complementan al Ciclo de Deming -Plan, Do, Check, Act-.

Hay quien defiende el uso intensivo de herramientas y listas GTD (Getting Things Done) como modo de incrementar nuestra productividad en cualquier plano. Recomiendo usarlas con cuidado, ya que puede que caigamos en el error de querer planificar al detalle todos los aspectos de nuestra vida, convirtiéndonos en esclavos de nuestras agendas y listas de tareas “To Do”. Posibles efectos negativos son los derivados por la ansiedad de querer completar cada vez más tareas en el menor tiempo posible.

Y tú, ¿cómo quieres mejorar tu propia productividad, la de tus proyectos, la de tus empleados o la de tu empresa? Tal vez sea tan fácil como aprender algo nuevo de aplicación directa en el día a día, obtener puntos de vista diferentes que te permitan utilizar modelos sobre los que apoyar la toma de decisiones para maximizar tus resultados, o bien contar con la ayuda de profesionales que apliquen los conocimientos y el sentido común que se requiere en cada caso para aprovechar la diversidad en tu favor.

Adelante con ello entonces, espero poder encontrarnos de nuevo ya en un plano de productividad superior.

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